1. Wie we zijn en hoe u ons bereikt

Meubelstoffeerderij Westduin is een meubelstoffeerderij in Den Haag. Ons adres is Westduinweg 156/158, 2583 AE Den Haag.

Voor de gegevens in deze verklaring zijn we de verwerkingsverantwoordelijke. Dat betekent: we bepalen waarvoor en hoe uw gegevens worden gebruikt, en u kunt ons daarop aanspreken.

Heeft u een vraag over uw gegevens, of wilt u een van uw rechten gebruiken? Neem dan contact met ons op:

E-mail: info@meubelstoffeerderijwestduin.nl
Telefoon: 06 25291142

2. Waarom we gegevens mogen gebruiken

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over u als persoon zeggen, zoals uw naam, uw telefoonnummer of het adres waar we werken. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat het gebruik daarvan alleen toe met een geldige reden. Zo'n reden heet een grondslag. We gebruiken er vier:

Overeenkomst: de gegevens zijn nodig om een offerte te maken of een opdracht uit te voeren. Dat geldt ook als u ons om een offerte vraagt en er nog geen opdracht is.
Wettelijke plicht: de wet verplicht ons om gegevens te bewaren, zoals de administratie voor de Belastingdienst.
Gerechtvaardigd belang: we hebben een redelijk eigen belang dat zwaarder weegt dan de inbreuk op uw privacy. Bij elk gebruik op deze grond noemen we welk belang het is.
Toestemming: u geeft ons vooraf en apart toestemming. Die kunt u altijd weer intrekken.

In de hoofdstukken hierna staat per situatie welke gegevens we gebruiken, waarvoor en op welke grondslag.

3. Website en formulieren

Bezoekt u onze website, dan verwerkt onze hostingpartij Netlify technische gegevens, zoals uw IP-adres. Dat is nodig om de pagina's te tonen en de site te beveiligen. Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk een website die werkt en veilig is.

Via het offerteformulier ontvangen we het onderwerp van uw aanvraag, uw omschrijving, eventuele bijlagen (maximaal drie foto's of pdf's), het adres, de postcode en de plaats van het werk, uw naam, e-mailadres en telefoonnummer, en uw voorkeur voor contact (bellen of e-mail). Komt u via de pagina van een dienst, dan staat die dienst ook in de aanvraag. Die gebruiken we alleen om uw aanvraag in te delen.

Omschrijving, plaats, naam en e-mailadres zijn nodig om een offerte te kunnen maken. Kiest u voor bellen, dan hebben we ook uw telefoonnummer nodig. De andere velden en de bijlagen zijn optioneel. Laat u ze leeg, dan helpen we u gewoon verder, maar stellen we misschien een paar extra vragen.

Doel: uw vraag beantwoorden, een offerte maken, contact met u opnemen via het kanaal dat u kiest en zo nodig een bezoek plannen. Grondslag: overeenkomst als uw vraag over een klus gaat. Bij andere vragen, en als u namens een bedrijf contact opneemt, is de grondslag gerechtvaardigd belang: we willen vragen kunnen beantwoorden en contact houden met zakelijke relaties.

Foto's van uw meubel kunnen ook mensen, een huisnummer of uw interieur laten zien. Fotografeer daarom bij voorkeur geen personen. We gebruiken bijlagen alleen voor de offerte en de opdracht.

Het formulier loopt via Netlify Forms. Bij elke inzending legt Netlify ook technische gegevens vast, zoals uw IP-adres, uw browser en de pagina waarvandaan u het formulier verstuurde. Alle formulierinzendingen gaan automatisch door het spamfilter Akismet (zie hoofdstuk 8). Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk ons beschermen tegen spam en misbruik van de formulieren.

4. Telefoon en e-mail

U kunt ons ook bellen of mailen. Wat u ons dan vertelt of stuurt, gebruiken we om uw vraag te beantwoorden en afspraken met u te maken.

Telefoon: we zien uw nummer en noteren zo nodig uw naam en waar het gesprek over ging.
E-mail: we ontvangen uw e-mailadres, uw naam en uw bericht, met eventuele bijlagen.

Grondslag: overeenkomst als het om een offerte of opdracht gaat. Bij andere vragen, en voor contactpersonen van bedrijven, is de grondslag gerechtvaardigd belang: vragen beantwoorden en contact houden met relaties.

Onze e-mail loopt via onze e-mailprovider Neostrada. Daarover leest u meer in hoofdstuk 8.

5. Offerte, opdracht en uitvoering

Maken we een offerte of voeren we een opdracht uit, dan verwerken we deze gegevens:

uw naam en contactgegevens, en het adres van de werklocatie;
een omschrijving van het werk en de afspraken die we maken;
de planning;
foto's van uw meubel en van het werk.

Doel: de offerte maken en het werk plannen, uitvoeren en opleveren. Grondslag: overeenkomst. Zonder deze gegevens kunnen we geen offerte maken en het werk niet uitvoeren. Voor contactpersonen van zakelijke opdrachtgevers is de grondslag gerechtvaardigd belang: we moeten met hen over het werk kunnen overleggen.

Willen we een foto van uw meubel op onze website of elders laten zien, dan vragen we u daar eerst apart toestemming voor. Grondslag: toestemming. U bent niet verplicht die te geven, en u kunt haar altijd weer intrekken. Dan halen we de foto weg en gebruiken we hem niet meer.

6. Administratie en facturen

Voor facturen en betalingen verwerken we uw naam en adres, de gegevens van de opdracht, de bedragen en de betalingen die we van u ontvangen. Zonder uw naam en adres kunnen we geen factuur maken. De wet verplicht ons deze administratie 7 jaar te bewaren. Grondslag: wettelijke plicht.

Schakelen we een boekhouder of accountant in, dan krijgt die toegang tot de administratie voor zover dat nodig is. De Belastingdienst kan bij een controle onze administratie inzien.

7. Gegevens die we via anderen krijgen

Soms krijgen we gegevens van iemand anders dan uzelf, bijvoorbeeld van een familielid of iemand anders die namens u contact met ons opneemt. Het gaat dan meestal om uw naam, telefoonnummer, e-mailadres en adres.

We gebruiken die gegevens alleen voor het werk waarvoor we ze kregen. Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk het werk kunnen afstemmen met de mensen die erbij betrokken zijn. Hebben we uw gegevens op deze manier gekregen, dan laten we u dat uiterlijk bij het eerste contact weten.

8. Wie uw gegevens ontvangen

We delen uw gegevens alleen met partijen die we voor ons werk nodig hebben. Een deel van die partijen is verwerker: een partij die gegevens voor ons verwerkt, volgens onze afspraken, en ze niet voor zichzelf mag gebruiken. Die afspraken staan in een verwerkersovereenkomst.

Netlify, Inc. (Verenigde Staten) host onze website en ontvangt en bewaart de inzendingen van de formulieren, met de bijlagen. Netlify is onze verwerker; de afspraken staan in de verwerkersovereenkomst van Netlify. Netlify schakelt zelf ook partijen in, zoals opslag in de cloud en het spamfilter Akismet van Automattic Inc. (Verenigde Staten). Akismet controleert alle formulierinzendingen op spam.
Your Hosting B.V., handelend onder de naam Neostrada (Nederland), verzorgt onze e-mail (info@meubelstoffeerderijwestduin.nl): Neostrada bewaart onze berichten en verstuurt ze voor ons. Neostrada is onze verwerker.
Google Ireland Limited (Ierland) levert Google Tag Manager, Google Analytics en Google Ads. Die diensten gebruiken we alleen als u daar toestemming voor geeft (zie hoofdstuk 12). Voor Tag Manager en Analytics is Google onze verwerker. Voor Google Ads is Google ook zelf verantwoordelijk voor de gegevens die het ontvangt; dat staat in het privacybeleid van Google.
Een boekhouder of accountant, als we die inschakelen, voor de administratie.

We verkopen uw gegevens niet en geven ze niet aan anderen voor hun eigen reclame.

9. Doorgifte buiten Europa

Netlify, Akismet en Google kunnen uw gegevens ook in de Verenigde Staten verwerken, buiten de Europese Economische Ruimte (EER): de landen van de Europese Unie plus IJsland, Liechtenstein en Noorwegen. Dat mag alleen als uw gegevens daar goed beschermd zijn. Onze e-mail bij Neostrada blijft in Nederland.

Voor de Verenigde Staten heeft de Europese Commissie daarvoor een adequaatheidsbesluit genomen: het EU-VS Data Privacy Framework. Volgens dat besluit bieden Amerikaanse bedrijven die zich bij dit kader aansluiten, een passend beschermingsniveau. Netlify en Google LLC nemen hieraan deel. Vervalt dit kader, dan gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Dat zijn vaste afspraken over gegevensbescherming, die in de verwerkersovereenkomst met Netlify zijn opgenomen.

Automattic (Akismet) werkt in opdracht van Netlify. Netlify moet volgens de wet met Automattic dezelfde afspraken over gegevensbescherming maken als wij met Netlify hebben. Of een Amerikaans bedrijf aan het Data Privacy Framework deelneemt, kunt u zelf nakijken op de lijst van deelnemers. Wilt u meer weten over deze waarborgen, of een kopie van de afspraken met Netlify? Neem dan contact met ons op.

10. Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Daarvoor houden we deze termijnen aan:

Technische gegevens bij Netlify: niet langer dan nodig is voor de werking en beveiliging van de website.
Formulierinzendingen bij Netlify: niet langer dan de termijn die hieronder voor uw vraag, aanvraag of opdracht geldt.
Vragen en aanvragen die niet tot een opdracht leiden: uiterlijk 12 maanden na het laatste contact. Foto's en andere bijlagen verwijderen we al na 6 maanden.
Offertes die niet tot een opdracht leiden: 12 maanden na de datum van de offerte.
Berichten via e-mail en notities van telefoongesprekken: even lang als het dossier waar ze bij horen. Losse gesprekken zonder vervolg verwijderen we na 12 maanden.
Opdrachten, facturen, betalingen en de rest van de administratie: 7 jaar, gerekend vanaf het einde van het boekjaar. De wet verplicht ons de administratie 7 jaar te bewaren.
Foto's van uw meubel die we met uw toestemming laten zien: tot u uw toestemming intrekt.
Statistieken in Google Analytics: hooguit 14 maanden. Daarna verwijdert Google de gegevens die bij een bezoeker horen.
Cookies van Google en het cookie met uw keuze: zie hoofdstuk 12.

11. Hoe we uw gegevens beveiligen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, diefstal en onbevoegd gebruik. Bijvoorbeeld:

De website en de formulieren gebruiken een beveiligde verbinding (https).
Toegang tot uw gegevens is beperkt tot wie ze nodig heeft voor uw vraag, offerte of opdracht.
Formulierinzendingen bewaren we niet langer dan de termijnen in hoofdstuk 10.

Gaat er toch iets mis met uw gegevens (een datalek), dan melden we dat waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Loopt u daardoor een hoog risico, dan laten we het u zo snel mogelijk weten.

12. Cookies, statistieken en advertenties

Een cookie is een klein bestand dat een website in uw browser opslaat. Zonder uw toestemming plaatst onze website één cookie: wd_toestemming. Daarin onthouden we uw keuze uit de cookiemelding, met de datum en de versie van de melding. Het cookie blijft 12 maanden staan. Daarna, of als de melding verandert, vragen we opnieuw om uw keuze.

Cookies voor statistieken en marketing plaatsen we alleen als u daar in de cookiemelding toestemming voor geeft. Zonder uw toestemming laden we de scripts van die diensten ook niet, en gaat er niets naar Google. Grondslag: toestemming. Geeft u toestemming, dan gebruiken we deze diensten van Google Ireland Limited:

Google Tag Manager laadt de diensten hieronder. Tag Manager laadt pas nadat u toestemming geeft voor Statistieken of Marketing, en plaatst zelf geen cookies.
Google Analytics 4 (Statistieken) meet hoe bezoekers de site gebruiken, bijvoorbeeld welke pagina's ze bekijken en of ze het offerteformulier versturen. Daarvoor plaatst Google de cookies _ga en _ga_ met een code erachter. Die blijven volgens Google 2 jaar staan. Volgens Google slaat Analytics uw IP-adres niet op.
Google Ads (Marketing) meet of iemand na een klik op onze advertentie een aanvraag doet of ons belt. Google kan uw bezoek ook gebruiken om advertenties op u af te stemmen. Daarvoor plaatst Google onder meer de cookies _gcl_au en, na een klik op een advertentie, _gcl_aw. Die blijven volgens Google 90 dagen staan.

Heeft u toestemming gegeven voor Marketing en verstuurt u het offerteformulier, dan sturen we uw e-mailadres en telefoonnummer versleuteld (gehasht) naar Google Ads. Google gebruikt die alleen om te meten of uw aanvraag volgde op een klik op onze advertentie. Uw naam, adres, omschrijving en foto's sturen we nooit naar Google. Zonder toestemming voor Marketing sturen we niets uit het formulier naar Google. Google ontvangt wel technische gegevens, zoals uw browser, de pagina's die u bekijkt en de advertentie waarop u klikte. We gebruiken Google signals niet en delen de statistieken niet met Google voor andere doelen. Meer over hoe Google met gegevens omgaat, leest u in het privacybeleid van Google.

We laden geen kaarten of video's van andere partijen in, en het lettertype komt van onze eigen website.

Op onze site staat een greep uit de reviews op ons bedrijfsprofiel bij Google. We zetten die reviews als tekst op onze site. Van de schrijver tonen we de voornaam, eventueel het tussenvoegsel, en de eerste letter van de achternaam, of de naam zoals de schrijver die op Google zelf heeft ingekort. Een profielfoto tonen we niet. Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk bezoekers laten lezen wat klanten van ons werk vinden. Staat uw review op onze site en wilt u dat niet? Laat het ons weten, dan halen we hem weg.

Voor deze reviews maakt uw browser geen verbinding met Google. Dat gebeurt pas als u op een link naar onze reviews op Google klikt. Dan gaat u naar de website van Google en geldt het privacybeleid van Google.

Uw keuze wijzigen of intrekken kan altijd, en net zo makkelijk als toestemming geven. Kies onderaan elke pagina voor Cookie-instellingen. Daar ziet u per soort cookie wat u heeft gekozen en zet u een soort aan of uit. Kiest u Alleen noodzakelijk, dan vervalt alle toestemming in één keer. Trekt u toestemming in, dan verwijderen we de cookies van Google van die soort uit uw browser. U kunt cookies ook zelf verwijderen in de instellingen van uw browser. Dan vragen we bij uw volgende bezoek opnieuw om uw keuze.

Stuurt uw browser het signaal Global Privacy Control mee, dan staat Marketing uit. Alleen als u Marketing zelf aanzet in de cookie-instellingen, geeft u daarvoor toestemming.

Daarnaast bewaart uw browser per pagina die u bezoekt de plek waar u op die pagina was. Dat gebeurt in sessionStorage, een tijdelijke opslag in uw browser. Gaat u terug naar een vorige pagina, dan komt u zo weer op dezelfde plek uit. Deze gegevens gaan niet naar ons of naar anderen en verdwijnen als u het tabblad sluit.

Het cookie wd_toestemming en deze tijdelijke opslag zijn nodig om de site te laten werken zoals u vraagt: uw keuze onthouden en u op de juiste plek terugbrengen. Daarom is er volgens de Telecommunicatiewet geen toestemming voor nodig.

13. Wat we niet doen

We gebruiken uw gegevens niet voor nieuwsbrieven of reclame.
We nemen geen besluiten over u die alleen door een computer worden genomen. Alleen het spamfilter van onze formulieren werkt automatisch: het zet berichten die op spam lijken apart. Hoort u na een aanvraag niets van ons, bel ons dan.
We maken zelf geen profiel van u. Profilering betekent: met een computer persoonlijke kenmerken beoordelen, zoals uw voorkeuren of gedrag. Geeft u toestemming voor Marketing, dan kan Google uw bezoek aan onze site wel gebruiken om advertenties op u af te stemmen (zie hoofdstuk 12).

14. Uw rechten

U heeft deze rechten over uw gegevens:

Inzage: u mag weten welke gegevens we van u hebben en wat we ermee doen.
Correctie: kloppen uw gegevens niet, dan passen we ze aan.
Verwijdering: u kunt ons vragen uw gegevens te wissen.
Beperking: u kunt ons vragen het gebruik van uw gegevens tijdelijk stop te zetten, bijvoorbeeld terwijl we nagaan of ze kloppen.
Overdracht: gegevens die u ons zelf gaf voor een offerte of opdracht, of met uw toestemming, kunt u in een gangbaar digitaal bestand opvragen of laten doorsturen naar een ander.
Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen gebruik op grond van gerechtvaardigd belang. Meer daarover leest u in hoofdstuk 15.
Toestemming intrekken: heeft u ons toestemming gegeven, dan kunt u die altijd intrekken. Wat we vóór het intrekken met uw gegevens deden, blijft toegestaan.

Wilt u een recht gebruiken? Mail of bel ons via de gegevens in hoofdstuk 1. We reageren zo snel mogelijk en in elk geval binnen een maand. Is uw verzoek ingewikkeld, of krijgen we veel verzoeken, dan kan dat twee maanden langer duren. Dat laten we u dan binnen de eerste maand weten.

Een verzoek kost u niets. Alleen als we twijfelen of het verzoek echt van u komt, vragen we om extra gegevens.

Soms kunnen we gegevens niet meteen wissen. Dat geldt voor de administratie die we volgens de wet moeten bewaren, en voor gegevens die we nodig hebben bij een geschil of een claim.

15. Uw recht van bezwaar

Gebruiken we uw gegevens op grond van gerechtvaardigd belang, dan kunt u daartegen op elk moment bezwaar maken vanwege uw persoonlijke situatie. Dat geldt onder meer voor uw gegevens als contactpersoon van een bedrijf, voor de technische gegevens bij uw bezoek aan onze website, voor de spamcontrole van de formulieren en voor gegevens die we via anderen krijgen.

Maakt u bezwaar, dan stoppen we met dat gebruik. Dat doen we alleen niet als we dwingende redenen hebben die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of als we de gegevens nodig hebben bij een geschil of een claim. In dat geval leggen we u uit waarom.

16. Een klacht indienen

Bent u niet tevreden over hoe we met uw gegevens omgaan? Laat het ons dan gerust eerst weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. U mag ook meteen een klacht indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

17. Wijzigingen in deze verklaring

We passen deze verklaring aan als ons werk, onze website of de wet verandert, bijvoorbeeld de regels voor doorgifte naar de Verenigde Staten. Bovenaan deze pagina staat wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt. Kijk daarom af en toe of er iets is veranderd.

Privacy­verklaring⁠